Bukti pendukung biaya yang dapat dikurangkan: apa yang diperiksa auditor

Artikel ini informasi umum, bukan nasihat profesional. Aturan deductibility dan persyaratan substantiasi bervariasi berdasarkan jenis pengeluaran dan situasi—konsultasikan dengan penasihat pajak tentang potongan khusus sebelum mengklaimnya.

Potongan adalah cara bisnis mengurangi profit kena pajak. Mekaniknya sederhana: catat pengeluaran, kurangi penghasilan kena pajak, hemat pajak.

Tetapi auditor fokus pada potongan dengan berat. Bukan karena semua potongan salah, tetapi karena substantiasi lemah dari potongan adalah tempat kesalahan bersembunyi—kadang-kadang tidak sengaja, kadang-kadang tidak.

Memahami apa yang dicari auditor mencegah baik ketidakpatuhan tidak sengaja maupun pengklaiman agresif.

Apa yang membuat potongan dapat dipertahankan

Auditor akan bertanya: Apakah pengeluaran ini dapat dikurangkan? Dapatkah Anda membuktikan itu terjadi? Dapatkah Anda membuktikan itu berkaitan dengan penghasilan bisnis?

Untuk sebagian besar pengeluaran, jawabannya adalah “ya” jika Anda memiliki:

1. Dokumentasi pendukung — faktur, kwitansi, kontrak, atau bukti lain bahwa pengeluaran terjadi.
2. Tujuan bisnis — koneksi jelas antara pengeluaran dan pendapatan bisnis.
3. Biasa dan perlu — pengeluaran rutin untuk jenis bisnis Anda, bukan tidak biasa atau tidak wajar dalam jumlah.

Sebagai contoh:

• Gaji ke karyawan: Dapat dikurangkan. Dokumen pendukung: kontrak kerja, catatan gaji. Tujuan bisnis: jelas. Biasa: ya.
• Sewa kantor: Dapat dikurangkan. Dokumen pendukung: sewa, faktur sewa. Tujuan bisnis: jelas. Biasa: ya.
• Laptop untuk karyawan: Dapat dikurangkan. Dokumen pendukung: faktur, dikapitalisasi dan disusutkan (atau dibebankan jika di bawah ambang batas). Tujuan bisnis: jelas. Biasa: ya.

Kasus mudah. Tekanan audit datang pada kasus tepi dan kategori di mana substantiasi umum gagal.

Kategori potongan bertingkat tinggi

Makanan dan hiburan. Dapat dikurangkan, tetapi dengan pembatasan. Pengeluaran harus biasa dan wajar, dan harus terkait langsung dengan bisnis (makan siang klien dapat dikurangkan; makan malam mewah tanpa tujuan bisnis tidak).

Standar auditor: Apakah Anda memiliki faktur? Apakah Anda memiliki bukti siapa yang hadir dan bisnis apa yang dibahas? Untuk pengeluaran makanan besar, catatan kontemporer membantu.

Perjalanan. Dapat dikurangkan jika terkait bisnis. Tiket pesawat dan hotel mudah untuk dibuktikan. Per diem lebih sulit—auditor mempertanyakan apakah per diem digunakan untuk biaya perjalanan aktual atau terlalu tinggi.

Standar auditor: Itinerary, faktur maskapai/hotel, dan pernyataan tujuan bisnis untuk perjalanan.

Kantor rumah. Dapat dikurangkan jika Anda menggunakan ruang khusus secara eksklusif untuk bisnis. Masalahnya: sebagian besar kantor rumah dual-tujuan (kantor selama jam bisnis, ruang pribadi sebaliknya).

Standar auditor: Bukti fotografi ruang, dokumentasi bahwa digunakan secara eksklusif untuk bisnis (bukan kamar tidur cadangan yang kebetulan memiliki meja). Perhitungan square footage untuk alokasi.

Kendaraan. Dapat dikurangkan jika terkait bisnis. Anda dapat mengurangkan biaya aktual (bahan bakar, pemeliharaan, depresiasi) atau menggunakan tarif mileage.

Standar auditor: Catatan mileage. Perjalanan mana yang bisnis? Mana yang pribadi? Garis antara “Saya mengemudi ke pertemuan klien” (dapat dikurangkan) dan “Saya mengemudi ke kafe untuk bekerja” (juga dapat dikurangkan, tetapi bagaimana Anda membedakan?) memerlukan dokumentasi.

Pengembangan profesional. Dapat dikurangkan jika mempertahankan atau meningkatkan keterampilan pekerjaan. Tes: apakah itu mempersiapkan Anda untuk pekerjaan baru (tidak dapat dikurangkan) atau meningkatkan pekerjaan Anda saat ini (dapat dikurangkan)?

Standar auditor: Garis besar kursus, bukti pembayaran, bukti relevansi dengan pekerjaan saat ini.

Sumbangan amal. Dapat dikurangkan, tetapi hanya ke badan amal terdaftar. Anda memerlukan bukti status registrasi badan amal dan bukti sumbangan Anda (kwitansi, transfer bank).

Standar auditor: Sertifikat registrasi badan amal, kwitansi sumbangan menunjukkan jumlah dan tanggal.

Pembayaran pihak terkait. (Dicakup secara terpisah dalam transfer pricing, tetapi layak untuk ditandai di sini.) Setiap pembayaran ke pihak terkait berada di bawah pengawasan berat. Auditor akan bertanya: Apakah ini di arm’s length? Apakah ada alasan bisnis yang sah? Apakah didokumentasikan?

Standar auditor: Kontrak, bukti tarif pasar, dokumentasi tujuan bisnis.

Pembunuh potongan umum

Tidak ada faktur atau kwitansi. Pembunuh paling lurus. Anda mengklaim pengeluaran tetapi tidak dapat menghasilkan bukti bahwa itu terjadi. “Saya ingat membeli pasokan” tidak cukup.

Tujuan bisnis tidak jelas. Anda memiliki faktur, tetapi tujuannya samar. “Pengeluaran konsultasi” tanpa deskripsi apa yang dikonsultasikan. “Miscellaneous” tanpa detail. Auditor menolak pengeluaran samar.

Jumlah tidak wajar. Anda mengklaim pengeluaran “pasokan kantor” $50,000, atau pengeluaran “makan bisnis” $100,000. Jika jumlahnya tidak sebanding dengan pengeluaran bisnis normal, auditor merutinkan atau menolak.

Alokasi dual-tujuan tidak. Anda mengklaim biaya penuh pengeluaran yang sebagian bisnis, sebagian pribadi. Contoh: tagihan telepon untuk ponsel yang digunakan untuk panggilan pribadi dan bisnis. Anda harus mengalokasikan—70% bisnis, 30% pribadi—dan hanya kurangkan bagian bisnis.

Tidak ada dokumentasi pendukung di luar faktur. Anda memiliki faktur untuk layanan konsultasi, tetapi tidak ada kontrak, tidak ada ruang lingkup kerja, tidak ada deliverable. Auditor menolak karena mereka tidak dapat memverifikasi layanan benar-benar diberikan.

Ketidakcocokan kapitalisasi vs. beban. Anda mengeluarkan sesuatu yang harus dikapitalisasi (aset dengan umur multi-tahun), atau kapitalisasi sesuatu yang harus dibebankan. Aturannya kompleks, tetapi prinsipnya adalah: jika memiliki umur manfaat lebih lama dari satu tahun, kapitalisasi dan susutkan. Jika tidak, beban.

Pengeluaran pribadi salah coding sebagai bisnis. Pembunuh paling agresif: auditor menemukan pengeluaran pribadi (mis., makanan pribadi, penerbangan liburan) coding sebagai pengeluaran bisnis. Ini menimbulkan tanda bahaya tentang kontrol internal dan memicu pengawasan yang lebih dalam.

Membangun pertahanan audit potongan

Untuk kategori pengeluaran yang bertingkat tinggi dalam bisnis Anda:

1. Buat kebijakan. Dokumentasikan apa yang dapat dan tidak dapat dikurangkan dalam bisnis Anda. Ini memandu karyawan dan menciptakan konsistensi.

2. Memerlukan dokumentasi pendukung. Setiap pengeluaran di atas ambang batas (mis., $100) memerlukan faktur. Kwitansi atau foto untuk item yang lebih kecil jika pembayaran tunai.

3. Gunakan kode secara konsisten. Alokasikan pengeluaran ke kode GL spesifik. “Meals” pergi ke makanan, bukan “miscellaneous.” Ini mencegah pencampuran dan membuat audit lebih mudah.

4. Dokumentasikan tujuan bisnis. Untuk item bertingkat tinggi (makanan, perjalanan, pembayaran pihak terkait), tambahkan catatan ke kwitansi atau faktur: “Makan siang klien dengan [nama klien], diskusi [proyek].” Ini memakan waktu 30 detik tetapi sangat berharga dalam audit.

5. Alokasikan pengeluaran dual-tujuan. Jika pengeluaran sebagian pribadi, alokasikan. Dokumentasikan perhitungannya. Ini menunjukkan Anda serius tentang kepatuhan.

6. Kapitalisasi dengan benar. Gunakan ambang batas kapitalisasi secara konsisten. Dokumentasikan mengapa sesuatu dibebankan vs. dikapitalisasi. Ini mencegah kejutan audit.

7. Latih tim Anda. Karyawan yang memahami apa yang dapat dikurangkan dan mengapa akan secara alami lebih berhati-hati tentang dokumentasi dan coding.

Jika auditor menolak potongan

Jika auditor mengusulkan untuk menolak potongan yang Anda klaim:

1. Tanyakan mengapa. Dapatkan pernyataan jelas tentang alasannya: Apakah kurang dokumentasi? Apakah tujuan bisnis tidak jelas? Apakah jumlahnya tidak wajar?

2. Balas dengan bukti. Jika Anda memiliki dokumentasi tambahan, produksikan. Jika Anda dapat menjelaskan tujuan bisnis atau membela jumlahnya, lakukanlah.

3. Pertimbangkan apakah akan menyerah. Kadang-kadang auditor benar, dan lebih murah untuk menyerah daripada berdebat. Kadang-kadang dokumentasinya lemah dan perselisihan akan gagal. Tahu kapan harus menyerah.

4. Eskalasi jika perlu. Jika jumlahnya material dan Anda percaya potongan jelas valid, pertimbangkan untuk eskalasi ke otoritas lebih tinggi atau minta saran dari penasihat pajak Anda.

Potongan hanya agresif ketika mereka kekurangan bukti pendukung atau tujuan bisnis. Sebagian besar disallowances auditor karena dokumentasinya lemah, bukan karena potongannya secara inheren tidak valid.

Bangun kebiasaan substantiasi sekarang—dokumentasikan segalanya, alokasikan dengan benar, kode secara konsisten, dan latih tim Anda. Ini membuat audit efisien dan menjaga potongan Anda dapat dipertahankan. Jika Anda perlu bantuan mengevaluasi praktik potongan Anda atau mempersiapkan audit, tim pajak kami dapat membantu.